구글에는 ‘회의 규칙’이 있다는 얘기를 전에 들었는데 그게 어떤 것인지는 이제야 알았습니다. 에릭 슈미트 구글 회장이 최근 조나단 로젠버그 전 구글 부사장과 함께 ‘구글은 어떻게 돌아가나?(How Google Works?)’란 책을 냈죠. 그 책에 ‘회의 8개 원칙'이 담겼다는데, 책을 읽진 못했고 비즈니스 인사이더에 실린 내용만 봤습니다.
어느 회사든 회의가 문제입니다. 회의가 하루 서너 번은 기본. 많을 때는 다섯 번을 넘기도 합니다. 매번 회의가 효율적으로 진행되면 괜찮은데, 한 시간 이상 길어지기 일쑤고 때로는 2시간 이상 길어지기도 합니다. 더구나 일방적으로 상사의 지시만 듣는 이른바 ‘어전회의'를 하고 나오면 참석자들 얼굴엔 짜증이 잔뜩 묻어 있습니다.
그렇다고 회의를 안할 수는 없고… 어떻게 하는 게 효율적일까요?
1. 모든 회의에는 리더가 필요하다
회의가 잘 되느냐 잘못 되느냐는 주재자 하기 나름이라고 생각합니다. 그런데 두 진영이 대등한 입장에서 회의를 하다 보면 좋은 결과가 나오지 않는다고 합니다. 단호하게 최선의 결정을 내리기보다 양쪽 입장을 감안해 절충하기 때문이라는 거죠. 그래서 회의에서는 명백한 ‘의사결정권자(decision-maker)’가 있어야 한답니다.
2. 회의에는 뚜렷한 목적이 있어야 하고 제대로 준비해야 한다
회의 시간이 길어지는 건 목적이 뚜렷하지 않고 준비가 잘 안됐기 때문이라고 합니다. 책 내용: 의사결정권자(회의 주재자)는 회의 소집 전에 준비가 잘 됐는지, 회의 목표가 세워졌는지, 참석자가 잘 선정됐는지 확인하고, 24시간 전에 회의 아젠다를 알려줘야 한다. 회의가 끝난 뒤에는 48시간 이내에 회의 결론을 요약해 회의에 참석한 사람과 회의에 참석하진 않았지만 알아야 할 사람들에게 각자 임무를 메일로 알려줘야 한다.
3. 정보공유나 브레인스토밍 회의도 주재자가 필요하다
각자 아이디어를 내놓고 토론을 통해 아이디어를 만드는 회의를 느슨하게 준비하면 시간 낭비가 되기 십상이라고. 이런 회의에도 앞에 말한 두 규칙을 그대로 적용해야 한다네요. 주재자가 필요하고 목적을 뚜렷이 정하고 준비를 철저히 해야 한다는 거죠.
4. 꼭 필요할 때만 회의를 열어라
책 내용. 어떤 회의든 목적이 있어야 한다. 목적이 뚜렷하지 않거나 회의에서 목적을 달성하지 못하면 그런 회의는 열지 않는 게 낫다. 정례회의에 습관적으로 참석한다면 회의 목적을 명확히 할 필요가 있다. 뚜렷한 목적 없이 통상적으로 여는 회의라면 없애는 게 낫다. / 상사의 훈시나 자랑만 듣다가 끝나는 회의라면 없애는 게 낫겠죠.
5. 회의 참석자는 8명을 넘기지 마라
회의에 참석했다면 발언을 하는 게 맞죠. 구경만 하는 참관자라면 시간낭비. “바쁜 사람 불러놓고 뭐 하는 거야?” 이런 불평 나오기 십상. 그리고 너무 많은 사람이 중구난방으로 떠들어대면 대화의 퀄리티가 떨어진다고. 회의에는 꼭 필요한 사람만 참석시키고 회의에 참석하지 않은 관계자들한테는 회의 결과를 알려주는 게 낫다고.
6. 꼭 필요한 사람만 참석시켜라
슈미트와 로젠버그 책에 씌인 내용. 고객사나 파트너사 간부를 따라서 내부 회의에 들어가곤 했는데 회의실 안에 사람이 가득한 걸 목격하곤 했다고 합니다. 고객사나 파트너사가 이렇게 하는 건 어쩔 도리 없지만 구글에서는 이런 식으로 하지 않는다고. 아무리 중요한 회의라도 간부들은 협상을 위해 꼭 필요한 때만 참석하게 한답니다.
7. 시간을 엄격하게 지켜라
책 내용: 회의를 정시에 시작하고 정시에 끝내라. 회의를 끝낼 때는 토론한 내용을 요약해서 얘기해 줘라. 회의를 계속해야 할 필요가 있을 땐 적당한 시기를 잡아라. 회의가 생각보다 빨리 끝날 땐 일부러 남은 시간을 채우려고 할 필요는 없다. 회의 참석자들이 조금이라도 빨리 돌아가 일을 하면 더 좋은 게 아니냐.
8. 회의 시간에는 집중해라
위의 규칙을 진지하게 생각한다면 당신이 참석하는 회의는 당신이 필요한 회의다. 그렇다면 회의에 집중해라. 다른 사람들 회의하는 동안 폰이나 노트북으로 메일이나 체크하고 있어서는 안된다. 회의 주재자가 다들 집중하게 하는 것도 중요하겠죠.
로젠버그는 이렇게 썼습니다. 하마는 아프리카에서만 위험한 게 아니다. 회의에서도 그렇다. 책에 첨부된 삽화를 보면 여기서 ‘하마(HiPPO)’는 ‘연봉을 가장 많이 받는 사람의 의견’을 말합니다. ‘Highest Paid Person’s Opinion’의 약자. 삽화 하단의 글: 데이터를 보고 결정해라. 연봉을 가장 많이 받는 간부의 말대로 결정하지 마라. 슈미트의 부연설명: 데이터의 의미를 가장 잘 아는 사람(실무자)의 말을 들어라.
